第一章 总 则
第一条学校档案是指学校过去、现在和将来在教学、科研、管理以及其它各项活动中直接形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第二条学校档案记录和反映学校建立、建设与发展的历史过程，是学校师生员工的劳动成果和智慧结晶，是评估学校教学工作质量，评价科研成果，考核教师、专业人员，衡量学校管理水平以及编写校史等的重要依据，具有十分重要的凭证作用和参考作用。
第三条学校档案工作是提高学校管理水平，为教学、科研服务的重要条件，是反映和维护学校历史真实面貌的一项重要工作，是办好学校的重要基础工作之一。
第二章 领导体制和机构设置
第四条 学院档案工作由主管院长领导。学院档案室既是学校档案工作的职能管理部门，同时又是负责永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构，其业务上接受上级档案行政管理部门的领导、监督和检查。
第五条 档案室的基本任务
（一）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定；广泛进行档案工作宣传，提高全校师生员工的档案意识。
（二）制订本校档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查档案工作制度的执行。
（三）指导和协助各立档单位做好各类档案的收集、征集和整理组卷工作；接收各立档单位整理组卷完毕的档案，并进行科学管理和开放、提供利用工作。
（四）保守档案机密，确保档案安全，维护档案的完整、准确、系统性；做好档案保护工作，最大限度地延长档案寿命。
（五）开展档案的编研工作，多途径、多形式地开发档案信息资源，为教学、科研、管理和校史编写等各项工作提供服务；举办各种形式的档案展览。
（六）负责对全校专、兼职档案员进行业务培训。
（七）开展档案学术研究和交流活动，努力提高档案人员的素质和档案工作水平。
第三章 学院档案工作人员与经费
第六条 档案工作人员必须坚持四项基本原则，忠于职守，遵守纪律，具备专业知识和一定的科学文化知识。档案工作人员按《档案专业人员职务试行条例》实行专业技术职务聘任制。
第七条 学院各立档单位，必须有一名领导分工主管本部门的档案工作，并配备一名工作责任心强的兼职档案员，负责本单位档案的收集、整理、归档和移交工作。兼职档案人员要相对稳定，更换人员时应报档案室备案。
第八条 档案室工作经费，应单独立项，列入学院教育经费预算，统筹解决。学校各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备在经费中给予支持。
第四章 文件材料的形成、积累与归档
第九条 学院档案工作实行部门立卷制度，即由文件材料形成部门、科研课题组和财务部门等按学院档案立卷归档办法，加以系统整理组卷后，定期向档案室移交。各单位不得以任何借口不交，或将档案资料据为己有。
第十条 各立档单位必须健全文件材料的形成、积累、整理、归档制度，各立档单位由兼职档案员负责。课题组应设专人负责积累本项目的文件材料。
第十一条 为保证做到每项重要的教学、科研、党政管理等工作，都有完整、准确、系统的文件材料归档保存，各单位应做到各项工作与档案工作实行“四同步”管理。
第十二条 对科研成果、产品试制、设备开箱、基建工程验收等项目进行鉴定验收时，必须有档案室人员参加，有关业务主管部门应会同档案室对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料归档的项目不予验收，不予上报成果。所有归档文件材料应质地优良、书绘工整、声像清晰。
第五章 档案的管理与利用
第十三条 档案室的全部档案都要进行科学的分类、编号、排列上架、编制检索工具，以便于利用。
第十四条 档案室应注意档案的安全，做好档案保护工作，及时修补、修复残破档案。
第十五条 档案室应定期对档案案卷数量、档案进出及保管利用情况进行检查和统计。
第十六条 档案室要定期做好档案鉴定工作，并组织熟悉有关专业的人员和档案人员参加鉴定。凡需销毁的档案，应征得有关部门的同意，并造具清册，报主管校长审批。销毁档案时，应指定专人监销，学院安全保卫处、保密部门要派人参加。
第十七条 档案室应会同有关部门定期进行档案密级审查，根据具体情况及时调整密级。
第十八条 档案室按照《中华人民共和国档案法》的规定，向全校以至社会开放属于开放范围的档案。
第十九条 凡持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的并经档案形成部门领导、党政办公室领导同意后，均可查阅利用档案，并可进行摘录和复制，档案的复制一般应由档案室负责办理；未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织和个人无权公布档案；港澳台同胞、海外侨胞要求利用档案的，须经有关主管部门介绍；外国人要求利用档案的，应按国家有关规定办理。
第八章 考核、奖励与处罚
第二十条 学院每年召开一次档案工作总结、奖励大会，按学院制定的检查、考核评比制度和岗位职责，对成绩突出的单位和个人给予奖励；对违反档案法规的现象，视情节轻重给予适当处罚。
第九章 附 则
第二十一条 本办法根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》制订。
第二十二条 本办法自颁布之日起施行。
