一、归档范围确认与备案审批      

根据大庆油田档案馆《2012 年档案重点工作》和《2012年档案基础工作考核办法》的要求，油田各单位档案管理实行归档范围实行确认制与备案审批制。    

归档范围确认制就是档案部门经过认真分析各归档单位的基本职能、主要业务流程和历年归档情况，即研究档案材料的形成规律，拟定出各类档案的基本归档范围或基本归档内容。参照基本归档范围，结合大事记、各项工作计划和工作实际，制定各单位（部门）具体的归档范围，再反馈到各归档单位进行核实，并由归档单位（部门）负责人及档案员签字确认后交档案部门存档。    

归档范围备案审批制就是要求各级档案部门将业已确认完善的归档范围逐级备案审批（学院档案室将已确认完善的归档范围报送大庆油田档案馆备案审批）。各级档案部门以上级审批通过的归档范围作为档案收集是否齐全完整的依据。    

1、文书档案归档范围确认      

档案部门经过认真分析各归档单位（部门）的基本职能、主要业务流程和历年归档情况，并与国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行对比，形成各单位（部门）的基本归档范围。经归档单位（部门）确认完善后形成单位（部门）归档范围。文书档案归档范围于每年12月25日前上报学院档案室。    

2、教学档案归档范围确认      

依据国家教委《高等学校教学类档案归档范围》确定归档项目，教学档案归档范围于每年12月25日前上报学院档案室。    

3、会计档案归档范围确认      

依据财政部《会计档案管理办法》确定归档项目，会计档案归档范围于每年12月25日前上报学院档案室。    

4、科学技术研究档案归档范围确认      

依据科研项目计划确定归档项目，科研档案归档范围确认表在每年10月初前上报油田档案馆备案审批。    

5、建设项目档案归档范围确认      

依据建设项目计划确定归档项目，工程项目开竣工动态表要于本月25日前完成上报。    

6、设备仪器档案归档范围确认      

依据设备仪器引进和购置计划确定归档项目，与建设项目关系密切的设备仪器文件，归入建设项目档案。设备仪器档案归档范围确认表在每年10月初前上报油田档案馆备案审批。    

7、声像档案归档范围确认      

依据《大事记》确定重要事件，以及重要事件中的主要人物、重要会议、重大活动、重点项目的声像材料和专题片。声像档案归档范围表于3月初报到学院档案室。学院档案室把声像档案归档范围确认单向大庆油田档案馆报送进行备案。    

收集的2011年度产生的声像档案要求在6月底前整理著录完毕，油田档案馆7-8月份对各二级单位数据进行抽查。    

另外，油田档案馆对2012年声像档案收集频率的提出新的要求：    

照片档案收集频率：根据大事记的产生周期，按月/季进行归档范围确认、收集。    

录音、录像档案收集频率：按月/季进行归档范围确认、收集。    

   

2012年产生的声像档案，要按月/季进行整理著录，油田档案馆在2012年7-8月进行抽查目录数据。    

8、荣誉档案归档范围确认      

依据《大事记》确定单位及个人受到上级部门表彰和奖励以及上级领导和社会知名人士的题词等具有保存价值的实物范围。荣誉档案归档范围于每年12月25日前上报学院档案室。    

9、各归档单位确认归档范围时应注意：      

（1）工作职能与上年度相比是否发生变化；    

（2）确认所依据各项工作计划文号；    

（3）确认依据是否充分；    

（4）确认的归档范围是否经过归档部门的领导签字、盖章。    

二、归档时间    

1、文书档案是由归档单位（部门）将本年度办结的文件材料于次年一季度归档。    

2、教学综合管理材料于次年二季度归档，其他类材料（学生成绩等）完成一个培养周期（即一届学生从入学到毕业）当年9月底前一次性归档。    

3、科研、建设项目文件材料在项目鉴定或竣工验收三个月内归档。    

4、设备仪器文件材料在设备仪器开箱验收登记或安装调试后一个月内归档。    

5、会计档案在会计年度终了之后，暂由财务资产处保管两年后归档。      

6、声像、荣誉档案可结合本单位实际情况确定归档时间。    

三、归档移交    

1、档案部门制定归档计划，确保归档工作有序进行。    

2、档案部门按照归档范围、基本归档内容和归档要求审查归档文件材料。建设项目文件材料按《大庆油田建设项目归档文件要求与整理规范》要求验收。各项核查无误后交接双方履行交接手续。    

3、归档单位（部门）编制《档案移交目录》一式两份。交接双方分别在移交目录签字、盖章，移交目录各留一份以备查考。    

4、对未能按时归档的，档案部门下发《档案催交通知单》予以催交。