档案常见知识解答

1.什么是档案？

根据1987年颁布的《中华人民共和国档案法》第二条规定，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

2.什么是高校档案？

高校档案是指在高等学校教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记录。它凝聚着全校教职工的奋斗成果、智慧和结晶，是学校历史的真实记载。

3.什么是档案分类？高校档案一级类目分类有哪些？

依据一定的标准，按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，并形成相应的体系。高校档案一级类目一般包括党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版、外事、财会共10个大类。

4.什么是预立卷？如何做好文件材料的预立卷工作？

预立卷具体是指各立卷部门根据本部门历年文件材料形成规律，参照归档范围，预先编制文件材料预立卷类目。然后将办理完毕的文件根据文件材料预立卷类目分类存放。

开展良好的文件材料预立卷工作，能保证归档文件材料的齐全、完整、准确。从档案的“三率”，即归档率、完整率、合格率来看，档案的齐全、完整、准确和系统状况，基本上是由文件材料形成、积累状况确定下来的。就是说，文件材料预立卷工作，是档案的前期工作，它便于形成文件材料的业务部门在文件处理完毕、工作结束或告一段落后，把有保存价值的文件材料有条不紊、分门别类向档案部门归档，从而保证档案的齐全、完整、准确、系统。如果平时不注意文件材料的预立卷工作，到了归档时间，才手忙脚乱，翻箱倒柜，匆忙拼凑应付了事，就难以保证档案的齐全、完整、准确。

各部处应当根据本年度的情况，及时调整预立卷类目表，编制规范的预立卷类目，要求能够反映部门基本工作和常规工作的特点和部门年度工作重点和所设任务，条款名称规范，依次设置编号。

一个单位的预立卷类目一般来说应包括以下几类：

1）本单位工作计划、工作总结、大事记、党政会议记录等；

2）上级来文（办文随同归档）（主办单位归档）；

3）本单位发文（批复在前，请示在后）；

4）由本单位业务产生的文件材料。

5.什么是立卷？组卷的方式有哪些？

立卷是将办理完毕并具有查考保存价值的文件材料，依其在形成过程中的联系和一定规律组合成为保管单位——案卷的工作过程。

在平时积累归卷基础上，按照归档范围，剔除无需归档的文件材料，对照收发文登记，调整检查每组文件是否齐全、完整。

组卷方式有两种：

一种是按年度进行立卷分类，将文件按其形成或针对的年度分开。如：

1）一般文件归入形成年度；

v2）跨年度的请示与批复，归入批复年度；

v3）跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度；

v4）跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；

v5）跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度；

v6）法规性文件，归入公布和批准年度。

另一种是按问题为主进行立卷组合，将文件按其内容所反应的问题分开。如：

v1）会议文件，按届次组合；

v2）非诉讼案件材料，按立案问题或按人组合；

v3）统计、报表、名册等，按名称组合；

v4）管理、业务活动形成的文件、材料，按单一问题组合；

v5）工作计划、总结等，按责任者或名称组合；

v6）简报按名称或期号组合。

需要注意的是，两个以上部门共同办理的文件，由主办部门立卷归档。

6.卷内文件如何排列？

案卷内部文件材料的排列，一般按重要程度或时间顺序排列，如：

1）批复在前，请示、报告在后；

2）正件在前，附件在后；

3）正本在前，定稿在后；

4）结论性材料在前，依据性材料在后。如评选先进的通知，上报的名单，和评选结果，结果在最前。

举例：某项工作从2013年开始至2018年结束，持续共5年，形成的归档文件将如何整理？

上述工作形成的全部归档文件，原则上应在工作结束年即2018年一并整理归档。分类时将这些文件全部归入2018年这一年度中。这样，将来在档案管理和提供利用时，可在工作结束年的档案中找到该项工作形成的全部档案，方便档案人员的管理和利用者的查找。但对此也不能机械理解，要同时考虑机关文件归档制度和这项工作每年的文件形成量。如果机关文件归档制度要求必须逐年归档，那么将这些文件分散至5个年度内归档也是可以的，但在分类、排列等环节上应掌握同一尺度，保证查找的方便。此外，如果这项工作每年的文件形成量较大，如果不及时归档就有可能会影响到这些文件的齐全完整并加大平时管理的难度，同样可以将这些文件分散到5个年度内归档。

7.案卷由哪些文本组成？

一卷案卷一般由案卷封面、卷内目录、档案正文、卷内备考表四部分组成。将案卷和文件信息输入档案管理系统后，这些格式化文本可由系统打印完成。

成册的归档案卷，如基建、设备档案，由档案馆加盖档案章并填写相关的案卷信息，如归档单位、起止时间、页数等。

8.什么是档案立卷改革与《归档文件整理规则》？

档案立卷改革是简化档案立卷方法，普及档案立卷技术，使档案立卷工作实现现代化的管理。

 《归档文件整理规则》就是在立卷改革过程中，将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化过程的整理规则。

 《归档文件整理规则》实际上淡化了文件立卷的概念，强化了文件的分类原则，把抽象的保管单位和具体的保管单位分离，在“件”的层次相合，改变了过去在“卷”的层次相合。

 换一种说法就是《归档文件整理规则》将档案的最基本保管单位由过去的“卷（盒、册、袋）”确定为“件”。

9.什么是电子文件？电子文件如何归档？

顾名思义，电子文件就“电子”加“文件”，或者说是“数字化”和“文件”两个概念的交集。“文件”是电子文件的功能属性，“数字化”是电子文件的技术属性。

我国档案国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB／T18894—2002）将电子文件定义为：“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。”

现阶段电子文件一般有脱机和联机归档两种方式。脱机归档是将电子文件存入脱机载体后向档案部门移交归档保存。联机归档是通过计算机网络系统将电子文件传输至档案馆归档保存。

10.什么是电子文件与纸质文件“双套制”收集归档？

信息时代实行电子文件与纸质文件“双套制”收集归档是一种必然的最佳选择。所谓“双套制”，即将经确认归档的电子文件打印出相应的纸质文件，收集时必须将电子文件的硬拷贝与相应的纸质文件一并归档。

11.什么是档案载体？根据不同载体又有哪几种档案？

档案载体是档案信息的承载物。

根据档案载体的不同分为纸质档案和非纸质档案二大类。

 顾名思义，纸质档案就是以纸张为载体的档案，非纸质档案就是以纸张以外的物质为载体的档案。

 在电子时代以前，非纸质档案主要有甲骨档案、简牍档案、金石档案、缣帛档案等。国外还曾有过泥板档案、纸草档案、羊皮纸档案等。

 进入电子时代以后，出现了一大批新型载体档案，如照相底片档案、胶片档案、磁盘档案、光盘档案、电子档案等等。

12.什么是档案工作的“三纳入”、“四同步”？

档案工作的“三纳入”是指将本单位的档案工作纳入单位工作的计划：纳入管理制度：纳入有关人员的职责范围。

“四同步”是指本单位在布置、检查、总结、验收各项工作的过程中，同时布置、检查、总结、验收档案工作。

13.档案装订时为什么必须去除金属装订物？

回形针等金属装订物容易生锈，所以在档案整理过程中必须去除金属装订物，以利延长档案寿命。

14.为什么不能用铅笔、圆珠笔或纯蓝墨水等书写档案？

铅笔、圆珠笔以及签字笔的问世，给当代社会提供了方便流利的书写工具，深受人们的欢迎。但若使用铅笔或圆珠笔书写作为永久、长期保存的档案，时间一长，字迹就会褪色。同理，纯蓝墨水的字迹比纯黑墨水的褪色快。所以要求大家增强档案意识，杜绝用铅笔、圆珠笔或纯蓝墨水等书写需要归档的档案材料。

15.为什么每卷每盒档案都必须放置备考表？

备考表是用以对卷（盒）内归档文件的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况进行必要的注释说明，无论在归档文件整理阶段，还是在档案保管阶段，都需要有备考表来填写这些内容。

 此外，备考表还设有整理人、检查人和日期等项目，这些项目起到明确整理工作责任，强化监督的作用，对每盒归档文件来说都是必不可少的。