为了有效地利用和保护档案，更好地为学院教学、科研、管理工作服务，为社会服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案办法（教育部令第27号）》、《大庆油田档案管理手册》等有关规定，结合学院的实际情况，制定本办法。  

第一条高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。  

第二条学院档案室室藏档案利用方式为查阅、借阅、摘录、复制等。档案室根据利用者的利用权限和需要，负责提供、介绍相应的检索工具并指导利用者使用其查找、利用档案，解答有关问题。  

第三条学院工作人员因公利用其所在单位业务范围内的档案，须持有利用人单位负责人签署意见的档案利用审批单，到档案室办理手续进行档案利用；若需利用非主管业务部门的档案，应由利用人持有单位负责人签署意见的档案利用审批单，经主管业务单位负责人同意，报请主管业务院长审批后，到档案室办理手续进行档案利用。  

第四条毕业学生查阅档案室保存的相关档案，须携带本人证件（身份证、毕业证），并持有所在学院书记签署意见的档案利用审批单，经学生工作处负责人同意，报请主管业务院长审批后，到档案室办理手续进行档案利用。  

第五条个人查阅有关本人或他人政治历史问题、处分、处理等相关档案，一般不予接待；外国人查阅本室对外开放的档案、资料时，除持接待单位和省外事办公室的介绍信外，还须经党政办公室主任同意，报请主管业务院长审批后，方可进行档案利用。  

第六条凡查阅党委会、党政联席会、院务会、院长办公会等会议记录，查阅人须持有单位负责人签署意见的档案利用审批单，经党政办公室主任同意，报请院长审批后，限定性地阅读有关内容。  

凡查阅标有密级的档案、超越原文件规定的阅读范围的档案，应由查阅人持有单位负责人签署意见的档案利用审批单，经党政办公室主任同意，报请主管业务院长审批后，方可查阅。  

第七条凡查阅财会档案，应由查阅人持有单位负责人签署意见并加盖单位公章的档案利用审批单，经财务资产处负责人同意，报请院长审批后，再由财务资产处工作人员查阅财会档案，摘录相关内容后告知查阅人。  

第八条凡查阅科研课题档案，课题组人员可持有课题组负责人签署意见并加盖单位公章的档案利用审批单直接查阅。本校其他人员和外单位人员查阅时，须持有课题组负责人签署意见的档案利用审批单，经科研处负责人同意，报请主管业务院长审批后，方能查阅。  

第九条凡查阅基建档案，利用人可持有本单位负责人签署意见的档案利用审批单，经后勤管理处负责人同意，报请主管业务院长审批后，方可查阅。校外单位因特殊情况需借阅学院基建档案，利用人需持有单位介绍信，经后勤管理处负责人同意，报请主管业务院长审批，并需交纳2000元抵押金后，方可办理借阅手续。  

第十条利用人对所利用的档案需要摘录、复印、拍照、出具证明时，须经档案室主任批准。所摘录、复制的材料必须与原件相同，并经接待人员核对无误加盖印章后方可使用。对纸质已发脆或珍贵档案、资料，一律不予复印。  

第十一条室藏档案、资料严格控制外借。校内单位因特殊情况需外借档案、资料时，应向接待人员出具署有单位负责人签署意见的档案利用审批单，经档案室主任同意，报请主管业务院长审批后，方可办理借阅手续，用完及时归还。借阅期限一般不得超过一周，对确需续借者，应重新办理借阅手续。严禁借阅者将档案、资料转借他人或带到公共场所。凡逾期不归还者，处以2000元罚款，每超期一周，罚款数额递增500元。  

第十二条利用者查阅档案时不得吸烟；利用者必须爱护档案、资料，严禁污染、涂改、圈点、抽页、调换及私自拆卷、带出阅档室；未经档案室工作人员同意，利用者之间不得擅自互换案卷阅览。利用档案造成丢失、损毁等损失的，视情节轻重，对个人处以500-3000元的罚款，对单位并处3000-10000元的罚款。除罚款外，责令赔偿损失。情节严重的，依据《中华人民共和国档案法》追究刑事责任。  

第十三条利用者归还查、借阅的档案、资料时，必须由利用者和接待人员当面进行清点、检查，并履行注销手续。  

第十四条利用档案、资料的单位和个人，需要全文公布或汇编出版档案室所藏档案、资料（包括已开放的档案、资料），事先应征得档案室主任同意，报请主管业务院长审批后，双方签订出版合同。如单方面擅自公布或汇编出版档案室所藏档案、资料，档案室将依照《中华人民共和国档案法》追究责任。  

第十五条凡向档案室捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜公开的部分提出限制利用的意见。档案室将维护他们的合法利益。  

第十六条档案利用结束后，利用者应如实填写《档案利用效果登记表》，留档案室存查。  

第十七条本办法自2012年4月20日起施行。